DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

1. Qui sommes-nous ?

1.1. EG S.A. en qualité de responsable du traitement

Par cette déclaration (ci-après la « Déclaration »), nous voulons vous informer des raisons et de la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par EG S.A., dont le siège social est établi à Esplanade du Heysel b22, 1020 Bruxelles, ayant comme numéro d’entreprise 0419.806.694 (ci-après dénommée « Nous » ou « EG S.A. »).

Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette Déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous demandons et utilisons. En qualité de responsables du traitement, Nous prenons les mesures qui vous garantissent de :

  • rester informé(e) de nos traitements de vos données à caractère personnel et de vos droits ;
  • garder le contrôle des données à caractère personnel que Nous traitons ;
  • pouvoir exercer vos droits relatifs à vos données à caractère personnel. Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits au point 9 de cette Déclaration.

1.2. Délégué à la protection des données

Nous avons désigné également un délégué à la protection des données. Il s’agit d’un expert en matière de protection des données à caractère personnel, ce qui offre une garantie supplémentaire que nous traiterons correctement vos données à caractère personnel.

Vous pouvez contacter ce délégué en utilisant les canaux mentionnés au point 10 de cette Déclaration.

2. Quelles données collectons-Nous sur Vous ?

2.1. Données à caractère personnel

Par « données à caractère personnel », Nous entendons toutes les informations se référant à une personne physique vivante déterminée. Le type de données à caractère personnel que Nous collectons dépend des services que vous demandez et comprend, le cas échéant, des données à votre sujet et/ou de vos représentants, de votre personnel, de vos collaborateurs indépendants et/ou conducteurs (ci-après désignés collectivement comme « Vous » ou « Votre »).

Si Nous recevons de votre part des données à caractère personnel concernant Vos représentants, Votre personnel, Vos collaborateurs indépendants et/ou conducteurs, Vous devez les informer de l’existence et du contenu de cette Déclaration, en ce compris Nos obligations, leurs droits et la manière dont ils peuvent exercer ces droits.

En particulier, Nous collectons des données administratives et des coordonnées de contact. De la sorte, Nous pouvons Vous identifier ou Vous contacter, ou Nous pouvons faire affaire avec Vous si Vous êtes un client, un fournisseur ou un partenaire d’affaires. Ces données à caractère personnel peuvent être des coordonnées de contact, comme Votre nom, Votre adresse, Votre numéro de téléphone, Votre adresse e-mail ou encore Votre numéro de compte bancaire.

Nous ne collectons, ni ne traitons aucune donnée dite sensible, à savoir :

  • des données à caractère personnel révélant la race ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’affiliation à un syndicat ;
  • des données génétiques ou biométriques (par ex. des images du visage ou des empreintes digitales) ;
  • des données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle.

Si de telles données à caractère personnel sensibles nous sont transmises, Nous ne les utiliserons pas et Nous les supprimerons.

2.2. Mineurs

Nous n’avons pas l’intention de traiter des données à caractère personnel concernant des personnes mineures.

3. Pourquoi avons-Nous besoin de Vos données ?

3.1. Prestation de services et relations avec les clients

• En quoi consiste cette finalité ?

Nous pouvons utiliser Vos données à caractère personnel pour pouvoir vous créer en tant que client et prester nos activités ou services.

• Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons à cette fin ?

Pour ce faire, nous collectons et traitons Votre nom, Votre prénom, Votre adresse e-mail et Votre numéro de téléphone.

3.2. Information et communication commerciale

• En quoi consiste cette finalité ?

Nous souhaitons pouvoir Vous informer sur Nos services, événements ou actualités pertinentes. Nous pouvons le faire en raison de Votre demande expresse ou si Nous présumons que Vous pourriez vous intéresser ou avoir intérêt à un service.

Vous recevrez notre communication de marketing direct si Vous y avez donné Votre consentement exprès. Nous vous demanderons en particulier un consentement exprès si Vous n’êtes pas un de nos clients. Si Vous êtes client d’EG S.A., Vous pouvez recevoir des offres ou de la publicité de notre part. Nous nous basons pour cela sur le fondement légal « intérêt légitime ».

Si Vous ne souhaitez absolument pas recevoir de la publicité, exercez Votre droit de Vous opposer au marketing direct, tel qu’il est mentionné au point 9.2 de cette Déclaration.

• Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons à cette fin ?

Pour des finalités de marketing, nous collectons et traitons Votre nom, Votre prénom, Votre adresse e-mail et Votre numéro de téléphone.

Dans le cadre de nos programmes de fidélité (loyalty), Nous collectons et traitons Votre nom, Votre prénom, Votre sexe, Votre adresse e-mail, Votre date de naissance, Votre langue, Votre numéro de téléphone, Votre adresse et des informations sur la manière dont Vous êtes entré(e) en contact avec Nos produits.

3.3. Parce que c’est nécessaire au fonctionnement de Notre entreprise

• En quoi consiste cette finalité ?

Cette finalité correspond à ce qu’on appelle un « intérêt légitime ». Nous avons en effet encore plusieurs intérêts légitimes qui fondent le traitement des données à caractère personnel. Nous ne les traitons qu’après avoir vérifié que, dans chaque cas, l’équilibre entre Nos intérêts légitimes et leur éventuelle incidence sur Votre vie privée n’est pas perturbé.

Si Vous avez tout de même des objections à l’égard de ces traitements, vous pouvez exercer Votre droit de Vous y opposer, tel qu’il est mentionné au point 9.3 de cette Déclaration.

Les données à caractère personnel sont traitées ainsi dans différentes situations :

  • Les données à caractère personnel peuvent servir de preuve (archives) ;
  • Les données à caractère personnel peuvent être utilisées pour déterminer, exercer, défendre et préserver Nos droits ou ceux des personnes qui Nous représentent éventuellement, par exemple en cas de litiges ;
  • Les données à caractère personnel peuvent servir à administrer, gérer (les risques) et contrôler Notre organisation, notamment dans le cadre de compliance (comme la prévention du blanchiment et de la fraude ainsi que les investigations à leur sujet, et le respect de la vie privée), de la gestion des risques, des fonctions de risque et d’inspection, de la gestion des réclamations, de l’audit interne et externe ;
  • Les données à caractère personnel peuvent être utilisées pour soutenir et simplifier l’achat, l’utilisation et la cessation de services par le client, notamment pour Vous éviter de devoir remplir à nouveau des informations que vous aviez déjà transmises auparavant.

3.4. Pour pouvoir respecter Nos obligations légales

• En quoi consiste cette finalité ?

EG est tenue légalement de traiter et de conserver un ensemble de données à caractère personnel dans certaines situations :

  • Pharmacovigilance
  • Questions médicales
  • Registre transparence
  • Diffusion du matériel promotionnel et des échantillons

• Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons à cette fin ?

  • Pharmacovigilance : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse, sexe, âge et données sur la santé (effets indésirables).
  • Questions médicales : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse, sexe, âge et données sur la santé (effets indésirables).
  • Registre transparence : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse, sexe, âge et profession.
  • Diffusion du matériel promotionnel et des échantillons : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse, sexe, âge et profession.

3.5. Profilage

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées à des fins de profilage.

4. Demandons-Nous Votre consentement pour des traitements ?

4.1. Généralités

Nous n’utilisons et ne traitons de manière légitime Vos données à caractère personnel que si une des conditions suivantes est remplie :

  • l’utilisation de Vos données à caractère personnel est nécessaire pour l’exécution d’un contrat que Vous avez conclu avec Nous ou pour, à Votre demande, effectuer les démarches nécessaires à l’établissement d’un contrat avec Nous.

Les finalités de fonctionnement mentionnées au point 3.1 de cette Déclaration sont basées sur ce fondement.

  • nous disposons de Votre consentement exprès et libre d’utiliser vos Données à caractère personnel dans un but déterminé.

Ainsi, Nous demanderons Votre consentement pour Vous écrire à des fins de marketing direct, tel qu’il est mentionné au point 3.2 de cette Déclaration, si Vous n’avez pas encore de relation de client avec Nous.

  • l’utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire pour la défense de nos intérêts légitimes, dans la mesure où cela prime Vos intérêts et droits ;

Nous fondons les traitements qui sont nécessaires pour faire fonctionner Notre entreprise sur Notre intérêt légitime, tel qu’il est mentionné au point 3.3 de cette Déclaration, et pour pouvoir écrire à Nos clients existants à des fins de marketing direct, tel qu’il est mentionné au point 3.2 de cette Déclaration.

  • Nous pouvons être tenus légalement de traiter certaines données, et en particulier de les transmettre aux autorités concernées.

5. Avec quelles autres personnes, partageons-Nous Vos données à caractère personnel ?

  • Seuls nos salariés qui ont besoin d’accéder effectivement à vos données pour l’exercice de leurs tâches y ont accès. Ces personnes agissent sous Notre contrôle et Notre responsabilité.
  • Par ailleurs, Nous faisons appel également aux prestataires extérieurs qui exécutent pour Nous certains traitements afin que Nous puissions Vous proposer Nos produits et activités, notamment des services informatiques, financiers, marketing et d’autres de ce type. Vu que ces tiers ont accès, dans le cadre des services que Nous leur demandons, à des données à caractère personnel, Nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de garantir que Vos données à caractère personnel ne soient traitées et utilisées qu’aux finalités mentionnées au point 3 de cette Déclaration.
  • Dans les seuls cas où Nous y sommes tenus légalement, Vos données à caractère personnel peuvent être fournies à des organes de contrôle, instances fiscales et services d’enquête.

6. Où les données sont-elles conservées et traitées ?

Vos données ne seront pas transportées en dehors de l’UE et, en tout cas, Nous veillons à tout moment au respect des exigences et normes de sécurité légales minimales. Si Nous prévoyons que Vos données seront stockées et traitées en dehors de l’UE, Nous le mentionnerons explicitement et veillerons à ce que soit appliqué le même niveau de protection que celui en vigueur dans l’UE.

En dehors de ces cas, Vos données à caractère personnel ne seront jamais transmises ou mises à la disposition de tiers et ne seront utilisées que pour Nous. D’autres entreprises ne peuvent donc pas utiliser Vos données, par exemple pour vous envoyer de la publicité.

7. Combien de temps conservons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons Vos données que pendant le temps nécessaire aux finalités de leur utilisation mentionnées au point 3 de cette Déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont mentionnées expressément sous les différentes finalités indiquées au point 3 de cette Déclaration.

Dans la mesure où la nécessité de conserver des données peut varier selon leur type et la finalité de leur traitement, les délais de conservation effectifs peuvent différer considérablement.

Nous pouvons Vous communiquer à cet égard que Nous prenons en considération notamment les critères suivants en vue de déterminer les délais de conservation :

  • Combien de temps les données à caractère personnel sont-elles nécessaires pour pouvoir prester les services demandés ?
  • Avons-Nous fixé et annoncé un délai de conservation spécifique déterminé ?
  • Avons-Nous obtenu le consentement pour un délai de conservation plus long ?
  • Avons-nous une obligation légale, contractuelle ou comparable pour conserver les données ?

Dès que Vos données ne sont plus nécessaires et que Nous n’avons plus l’obligation légale de les conserver, Nous les supprimerons définitivement ou, si ce n’est pas possible, les rendrons anonymes dans nos systèmes.

Vos données à caractère personnel seront cependant conservées et utilisées tant que cela sera nécessaire pour respecter Nos obligations légales, trancher des litiges ou faire appliquer nos contrats.

8. Combien de temps conservons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme des informations strictement confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel fournies et collectées contre la destruction, la perte, l’altération, la modification non voulue, l’accès fortuit ou illégal ou tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel.

9. Quels sont Vos droits ?

9.1. Droit de consultation, de rectification, de suppression, de portabilité des données et d’opposition

9.1.1. Droit de consulter Vos données à caractère personnel

Vous avez toujours le droit d’accéder à Vos données à caractère personnel que nous traitons et de les consulter. Dans ce cadre, Nous Vous fournirons gratuitement une copie de ces données à caractère personnel si Vous le demandez.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.2. Droit de corriger Vos données à caractère personnel

Vous avez toujours le droit de faire rectifier ou supprimer des données à caractère personnel erronées, incomplètes, inappropriées ou obsolètes.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.3. Droit de retirer Votre Consentement

Lorsque le traitement est basé sur Votre consentement tel qu’il est stipulé au point 4.1, Vous avez le droit à tout moment de retirer ce consentement.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.4. Droit de Vous opposer à certains traitements

Lorsque Vos données à caractère personnel sont traitées à des fins statistiques, Vous avez le droit de Vous opposer au traitement de Vos données à caractère personnel pour des raisons liées à Votre situation spécifique.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.5. Droit de faire supprimer Vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire supprimer Vos données à caractère personnel. En vertu de ce droit, Vous pouvez Nous demander, si Vous ne souhaitez plus de relation avec Nous, d’arrêter d’utiliser Vos données à caractère personnel. Nous pouvons cependant conserver des données à caractère personnel nécessaires à des fins de preuve.

Dans le cadre de ce droit de suppression, Vous avez également le droit à tout moment de Nous demander d’arrêter d’utiliser vos données à caractère personnel qui sont traitées sur la base de Votre consentement ou de notre intérêt légitime. Pour des raisons d’intérêts légitimes, Nous pouvons continuer à traiter Vos données à caractère personnel si Nous estimons que Nos intérêts priment les vôtres, sauf si Vous décidez de mettre fin à la relation avec Nous.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.6. Droit de faire transférer Vos données à caractère personnel

S’agissant du traitement de Vos données à caractère personnel sur la base de Votre consentement ou parce que c’est nécessaire pour la livraison des produits ou la prestation des services demandés, Vous pouvez Nous demander de Vous transmettre – sous une forme structurée, courante et numérique – Vos données à caractère personnel afin que Vous puissiez les enregistrer en vue de les (ré)utiliser personnellement, ou de transmettre directement ces données à caractère personnel à un autre responsable du traitement des données pour autant que cela soit possible techniquement pour Nous.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

9.1.7. Droit de faire limiter certains traitements

Vous pouvez Nous demander de limiter le traitement de Vos données à caractère personnel dans chacun des cas suivants :

  • si Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, Vous pouvez demander une limitation du traitement durant une période qui Nous permet de contrôler l’exactitude des données à caractère personnel ;
  • si le traitement est illégitime et si Vous vous opposez à la suppression des données à caractère personnel et Vous nous demandez à la place d’en limiter l’utilisation ;
  • si Nous n’avons plus besoin de Vos données à caractère personnel pour les finalités de traitement mentionnées au point 3 mais que Vous en avez encore besoin pour introduire, exercer ou motiver une action en justice ;
  • si Vous vous opposez à un traitement, Nous suspendrons ce traitement en attendant d’évaluer si Nos intérêts légitimes priment les vôtres.

Si vous avez obtenu le droit de limiter le traitement, Nous n’effectuerons plus d’opérations, à l’exception du stockage des données, avec les données à caractère personnel concernées.

9.2. Droit de Vous opposer au marketing direct

Comme nous l’indiquons au point 4.1, Nous demandons Votre consentement pour Vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnelles (à travers des actions de marketing direct ou des newsletters électroniques). Vous avez le droit de Vous opposer au traitement de Vos données à des fins de marketing direct, si Vous ne voulez pas (ou plus) recevoir de Notre part de telles communications. Dans ce cas, Nous ne traiterons plus Vos données à des fins de marketing direct. Votre demande sera satisfaite le plus vite possible.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous Vous renvoyons au point 9.3 de cette Déclaration.

Si Vous avez exercé votre droit à Vous opposer, Vous pouvez, si Vous le souhaitez, redonner Votre consentement aux activités de marketing direct par ces mêmes canaux.

Nous attirons Votre attention sur le fait que Votre exercice du droit d’opposition ne Nous empêche pas de Vous contacter, le cas échéant, pour un tout autre but, en ce compris l’exécution du contrat, conformément à cette Déclaration.

9.3. Comment exercer Vos droits ?

Pour exercer les droits précités, Vous pouvez Nous adresser une demande écrite de la manière suivante :

  • par e-mail : info@eg.be
  • par écrit à l’adresse postale suivante : EG S.A., Esplanade du Heysel b 22, 1020 Bruxelles

Dans l’exercice de Votre droit, Nous Vous demandons d’indiquer clairement le droit que Vous souhaitez invoquer et le(s) traitement(s) au(x)quel(s) Vous vous opposez éventuellement ou pour le(s)quel(s) vous souhaitez retirer votre consentement.

9.4. Points d’attention dans l’exercice des droits

Nous entendons souligner que l’opposition à certains traitements ou le retrait de Votre consentement à certains traitements de Vos données à caractère personnel peut avoir pour conséquence que Vous ne serez plus informé(e) ou ne pourrez plus utiliser les activités ou services que Nous proposons.

10. Comment pouvez-Vous introduire des questions ou des réclamations ?

Si Vous avez une question ou une réclamation au sujet de Notre traitement des données à caractère personnel, Vous pouvez Nous contacter par les canaux suivants :

  • par e-mail : info@eg.be, en mentionnant GDPR COMPLIANCE dans l’objet
  • par écrit à l’adresse postale suivante : EG S.A., À l’attention de GDPR Compliance, Esplanade du Heysel b 22, 1020 Bruxelles

Si Notre réponse ne Vous satisfait pas, si Vous avez des remarques sur l’exercice de Vos droits ou si Vous pensez que Notre traitement de Vos données à caractère personnel ne respecte pas la législation, Vous avez le droit d’introduire une réclamation à ce sujet auprès de l’Autorité de protection des données. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.privacycommission.be.

11. Adaptations de cette Déclaration

Nous pouvons adapter ou compléter cette Déclaration si Nous l’estimons nécessaire.

Si d’importantes modifications sont apportées à cette Déclaration, sa date d’application est adaptée et Nous Vous en tiendrons informé(e) et Vous transmettrons une copie de la déclaration adaptée.

Nous vous encourageons par ailleurs également à parcourir périodiquement cette Déclaration afin de savoir comment Nous traitons et protégeons Vos données à caractère personnel.